5 tips för en framgångsrik flexibel kontorsdesign för ditt företag

Sedan pandemin har det blivit allt vanligare att arbeta hemifrån. Enligt en undersökning från Urbanite Advisors i maj 2021 är den faktiska närvaron på arbetsplatsen i Europa endast två dagar per vecka. I dagens ekonomiska läge omvärderar många chefer sina lokalbehov. Företag går från stora ytor till modulära och kvalitativa lösningar – en flexibel kontorsdesign. Vad innebär detta koncept? Vilka är fördelarna? I den här artikeln får du svaren samt våra bästa tips för hur du organiserar ett flexibelt kontor på ett effektivt sätt.

Vad är flexibel kontorsdesign?

Flexibel kontorsdesign är en organisationsmetod där arbetsytor anpassas efter medarbetarnas behov. Syftet är att skapa ökad komfort och mer ergonomiska lösningar. Det uppnås genom:

• Öppna och delade arbetsytor utan fasta arbetsplatser
• Samarbetsytor och bokningsbara mötesrum
• Stabil internetuppkoppling och moderna faciliteter
• Förvaringslösningar för personliga tillhörigheter
• Effektiv resursanvändning och optimering av tillgänglig yta

Vilka är fördelarna med flexibel kontorsdesign?

Den flexibla kontorsdesignen växer snabbt i popularitet tack vare sina många fördelar.

Produktivitet och välmående på jobbet

I ett flexibelt kontor arbetar medarbetarna i en miljö som svarar mot deras behov och preferenser. De kan välja arbetsplatser som passar uppgiften och byta plats under dagen. Denna frihet förbättrar både trivsel, produktivitet och kreativitet.

Optimering av yta och kostnadsbesparingar

Medarbetarna växlar mellan hemmet och kontoret. Arbetsytor omstruktureras och används mer effektivt. Lokalerna anpassas efter faktisk närvaro, vilket minskar ytan och därmed även energiförbrukning och hyreskostnader.

Hur organiserar man ett flexibelt kontor?

För att uppnå önskade resultat krävs god planering av arbetsmiljön. Här är några enkla tips för att skapa ett flexibelt kontor med maximal effekt.

Tips 1: Anpassa designen efter företagets kultur

Varje organisation har sin egen kultur, arbetsvanor och kommunikationssätt. Omstruktureringen bör ta hänsyn till detta för att få medarbetarna med på förändringen. Kreativa företag kan gynnas av coworkingytor, medan verksamheter med fokus på datasäkerhet kan behöva individuella kontor.

Tips 2: Involvera och utbilda medarbetarna

Förändringar väcker ofta oro. Därför är det viktigt att involvera medarbetarna i planeringen. Informera om syftet och fördelarna med omstruktureringen. Efter införandet bör du samla in feedback och erbjuda utbildning i hur de nya ytorna och digitala verktygen används.

Tips 3: Utforma ytor för olika typer av aktiviteter

Ett flexibelt kontor bör erbjuda olika miljöer för olika arbetsuppgifter:

• Mötesrum för presentationer
• Enskilda kontor för koncentrationskrävande arbete
• Pausrum för återhämtning
• Coworkingytor för samarbete

Möblerna bör vara anpassade till varje yta – exempelvis whiteboards i mötesrum och bekväma soffor i pausutrymmen.

Tips 4: Främja kommunikation och samarbete

Samarbete är avgörande för framgång. Flexibel kontorsdesign bör därför inkludera moderna kommunikationsverktyg:

• Direktmeddelanden
• Videokonferensprogram
• Delade kalendrar
• Interaktiva skärmar
• Digitala samarbetsplattformar

Skapa även fysiska samarbetsytor som brainstormingrum för att uppmuntra dialog.

Tips 5: Underhåll och skapa trivsel

Flexibla kontor kräver regelbundet underhåll. Inför regler för ordning och städning, och skapa en plan för rengöring av ytor och utrustning. Inspektioner hjälper till att upptäcka säkerhetsrisker.

För att skapa en trivsam miljö bör inredningen vara både funktionell och estetiskt tilltalande. Glöm inte utomhusmiljön – tillgång till grönytor och utemöbler med Wi-Fi förbättrar välmåendet och gör arbetsplatsen mer attraktiv.