Lyckad inventering: Tips för effektiv lagerhantering

Att genomföra en inventering är avgörande för alla företag – både för att uppfylla juridiska krav och för att säkerställa effektiv lagerkontroll. Oavsett om det är årlig, löpande eller cyklisk inventering, gör processen det möjligt att fastställa värdet på varor, identifiera avvikelser och optimera organisationen av lagerflöden. Genom beprövade metoder, lämpliga verktyg och god förberedelse är det möjligt att genomföra en tillförlitlig inventering samtidigt som produktiviteten ökar. Upptäck våra tips för en effektiv inventering – i full överensstämmelse och till fördel för din affärsverksamhet.

Förstå olika typer av inventering

Innan du genomför en inventering är det viktigt att välja en metod som är anpassad till din verksamhet. Varje typ av inventering har specifika syften och ingår i en övergripande strategi för lagerhantering.

Årlig inventering: Ett obligatoriskt inslag

Den årliga inventeringen är utan tvekan den vanligaste i företag. Den innebär en fysisk inventering av hela lagret vid ett specifikt bokslutsdatum, ofta i slutet av räkenskapsåret. Denna inventering gör det möjligt att fastställa värdet på varor som finns i lagret – oavsett om det är råmaterial, färdiga produkter eller olika förnödenheter.

Styrd av juridiska krav är den obligatorisk för att upprätta årsredovisning och säkerställa överensstämmelse med bokföringen. Företag måste registrera:

• Inleveranser;
• Utleveranser;
• Anskaffnings- eller tillverkningskostnad för varje artikel.

Att genomföra en årlig inventering kräver noggrann planering, metodisk räkning och ofta stöd av ett affärssystem för att säkerställa tillförlitlighet och spårbarhet.

Cyklisk inventering: Flexibilitet och regelbundenhet

Som ett alternativ till traditionell årlig inventering bygger cyklisk inventering på en mer flexibel metod: att inventera ett urval av lagret med jämna mellanrum under året. Denna metod minskar påverkan på produktion eller verksamhet och ger bättre kontroll över avvikelser.

Genom riktade räknecykler bibehåller företaget god kontroll över in- och utflöden och kan snabbare rätta till avvikelser. Perfekt för lager med konstant varuflöde – cyklisk inventering förbättrar reaktionsförmågan och minskar risken för fel.

Löpande inventering: Den mest precisa metoden

Löpande inventering bygger på kontinuerlig uppdatering av lagret i affärssystemet. Varje rörelse – inleverans, utleverans, retur eller justering – registreras i realtid, vilket möjliggör omedelbar lagerbedömning.

Denna metod kräver bokföringsmässig noggrannhet och god behärskning av digitala verktyg. Den passar särskilt företag med stora volymer av färdiga produkter eller råmaterial, där precision är avgörande. Genom att automatisera övervakningen optimeras försörjningshanteringen och beslutsfattandet underlättas, särskilt vad gäller inköp och produktion.

Hur förbereder och genomför man en fysisk inventering på rätt sätt?

För att en inventering ska vara tillförlitlig måste varje steg planeras noggrant. Från planering till räkning och analys av avvikelser – organisation är nyckeln till en lyckad inventering.

Förberedelse: Planering och verktyg

Innan inventeringen påbörjas måste målen definieras:

• Bokslut;
• Lagerbedömning;
• Uppdatering av data;
• Kvalitetskontroll…

Denna förberedelse hjälper till att begränsa fel, strukturera teamen och undvika oreda i lagret.

Det är viktigt att skapa ett dedikerat räkningsområde samt att rengöra, organisera och märka varorna. Detta underlättar identifiering och minskar risken för förväxling. God hantering innebär också att välja rätt utrustning:

• Förvaringslådor;
• Hyllsystem anpassade till varorna;
• Staplare, lyftanordningar och annan lyftutrustning;
• Palltruckar;
• Rullcontainrar…

Dessa lösningar möjliggör bättre lagerorganisation, säker åtkomst till produkter och minskade kostnader relaterade till inventeringsfel.

Räkning: Noggrannhet och metod

Vid fysisk räkning är noggrannhet avgörande. Det rekommenderas att bilda par bestående av en operatör och en person med bokföringskompetens eller en övervakare, för dubbel kontroll. Användning av lämpliga hyllsystem i industrilager möjliggör bättre organisering av varor. Genom att minska risken för förväxling mellan referenser underlättas detta steg avsevärt.

In- och utleveranser måste jämföras med data i affärssystemet och varje lagerpost måste kontrolleras manuellt.

Måttenheter måste verifieras, liksom produktens skick. Avvikelser måste rapporteras omedelbart:

• Kvantitetsavvikelser;
• Saknade referenser;
• Skadade produkter…

Analys av avvikelser och uppdatering av bokföring

När den fysiska inventeringen är klar måste de insamlade uppgifterna jämföras med systemets data. Avvikelser kan avslöja bokföringsfel, förluster eller hanteringsfel. En detaljerad analys identifierar orsakerna:

• Bristande spårning;
• Felaktigt registrerad anskaffningskostnad;
• Otillräcklig utleveransprocedur…

Dessa justeringar är avgörande för att göra årsredovisningen tillförlitlig och optimera framtida lagerhantering. En välstrukturerad inventering innebär också att välja en hållbar organisation som minskar osäkerheter och förbättrar lönsamheten.

Mot optimerad inventeringshantering: Verktyg och automatisering

För att göra inventeringen mer tillförlitlig, snabb och kostnadseffektiv har automatisering blivit en avgörande faktor. Effektiva verktyg gör det nu möjligt att övervaka varje lagerförflyttning med precision.

Användning av lagerhanteringssystem

Användning av affärssystem är avgörande för att behärska hela inventeringsprocessen. Det gör det möjligt att i realtid följa inleveranser, utleveranser och varurörelser i lagret, samtidigt som full spårbarhet säkerställs. Denna typ av lösning beräknar automatiskt lagervärde, anskaffningskostnad eller tillverkningskostnad för färdiga produkter, baserat på transaktionshistorik och definierade regler.

Datacentralisering ger bokförings- och logistikteam en tydlig bild av innevarande år. Det underlättar bokslut samt upprättande av årsredovisning och uppfyller juridiska krav gällande bokföring. Det är en värdefull partner för att genomföra en korrekt, snabb och relevant inventering.

Automatisering av uppgifter och säker räkning

För att förbättra tillförlitligheten vid fysisk räkning kan teknologier som streckkodsläsare, uppkopplade vågar eller digitala surfplattor integreras i inventeringsmetoden. Dessa verktyg minskar risken för inmatningsfel och påskyndar insamlingen av fältdata.

En strategisk fråga för leveranskedjan

Automatisering av verktyg, noggrannhet vid räkning och integration av effektiva affärssystem är inte bara effektivitetsfaktorer – de svarar på mycket bredare strategiska frågor. Lagerhantering påverkar direkt leveranskedjan, från lagringskapacitet till produktdistribution.

Detta betonas av Grégoire Koudrine, Supply Chain Director på Manutan, som påminner oss om vikten av att se inventering som en central pelare i företagets logistik:

”Frågan om lagerhantering, vår lagringskapacitet, platserna där vi kommer att placera våra lager för att distribuera våra produkter, är verkligen i centrum för vår nuvarande situation och i centrum för våra utmaningar idag.”

En tillförlitlig inventering är mycket mer än en skyldighet – det är ett strategiskt verktyg för att förutse lagerslut, rationalisera inköp och hantera din affärsverksamhet. Moderniserad lagerhantering gör det möjligt att vinna i reaktionsförmåga och precision, och därmed bättre prioritera i en allt mer krävande logistikkontext.