Inköpsguide: Hur du väljer rätt arkivlådor för dina behov

Företag behöver lagra sina administrativa, skattemässiga, bokföringsmässiga och kommersiella dokument på ett säkert och organiserat sätt. Detta kallas arkivering, vilket kan pågå från några månader till flera decennier. Även om digitalisering ökar, är bevarandet av fysiska dokument fortfarande viktigt av juridiska, strategiska eller organisatoriska skäl. Arkivering handlar inte bara om att lagra dokument; de måste också vara tillgängliga vid behov och förstöras när det är nödvändigt. Inköpet av arkivlådor måste uppfylla dessa behov samtidigt som företagets inköpspolicy respekteras, särskilt vad gäller CSR.

Vilka förvarings- och arkiveringstillbehör behöver företag?

Arkivering av dokument som inte längre är omedelbart användbara hjälper till att frigöra utrymme på kontoret. Förvaring och arkivering kräver därför två kategorier av kontorsmaterial: tillfälliga förvaringsprodukter och arkiveringsprodukter.

Arkivlådor, behållare och förvaringslådor

Arkivlådan är rektangulär, med en ryggbredd som varierar mellan 5 och 20 cm beroende på mängden dokument den kan rymma. För expanderbara arkivlådor är ryggbredden justerbar efter behov. Ryggen expanderas genom att lossa dragspelsdelen och minskas med hjälp av ett spännband.

Arkivbehållare, även kallade arkivlådor, används för att samla arkivlådor som skjuts inuti. Arkivlådor underlättar arkivering på en lagringsplats genom att samla en stor mängd dokument. De erbjuder dubbelt skydd för lagrade objekt för bättre säkerhet. De används också för att skicka stora volymer arkiv, till exempel till en tjänsteleverantör.

Arkivlådor och förvaringslådor har indexeringsytor, på en eller flera sidor, för att identifiera innehållet. Information om dokumenten skrivs vanligtvis direkt för hand på lådan. Du kan också använda datorverktyg för att skriva ut etiketter med en bläckstråleskrivare innan du fäster dem på arkivlådorna. Återplacerbara lappar kan användas tillfälligt innan etiketterna sätts på plats.

Tillfälliga förvaringsprodukter

Många kontorsartiklar är avsedda för hantering och sortering av dokument inom företag. Fickor, mappar, sorteringsmappar och skrivbordsbrickor används vid överföring av dokument till en annan avdelning eller för underskrift, till exempel. De placeras sedan i pärmar eller hängmappar. Hängmappar placeras på skenor i ett skåp eller en låda och har flikar eller identifikationsetiketter.

Vilka kriterier bör du använda när du väljer arkivlåda?

Valet av arkivlådor beror på olika faktorer relaterade till dokumenten själva, deras lagringsmiljö och inköpsstrategin.

Material

Det första urvalskriteriet gäller materialet som arkivlådan är tillverkad av, vilket kan vara kartong eller polypropenplast. Den främsta fördelen med polypropen är att det är fuktresistent och har god hållbarhet över tid. Det rekommenderas när arkiveringsutrymmet kan utsättas för fuktvariationer eller när dokumenten ska bevaras under lång tid.

Kartonglådan har fördelen att den oftast är återvinningsbar. De olika typerna av kartong är mer eller mindre robusta, där wellpapp erbjuder större hållfasthet. Materialet kan vara brandsäkert för att ge skydd mot brand när arkiv utsätts för sådan risk.

Dokumentstorlek

De vanligaste formaten för arkivlådor är A4 och A4+. A4 motsvarar måtten 21×29,7 cm, den typ av papper som används för de flesta administrativa dokument. A4+ är ett något större format (24×32 cm), vilket motsvarar det extra utrymme som avdelare och perforerade plastfickor tar upp i pärmar.

När du tar ut dokument från en pärm för att överföra dem till en arkivlåda kan du inkludera avdelare och plastfickor för att behålla det befintliga arkiveringssystemet. Du tar då ut allt innehåll från pärmen och placerar det på plastklämmor som håller ihop dokumentpaketet.

Vissa specifika arkivlådor är utformade för A3-dokument eller till och med tekniska ritningar, affischer, planer osv.

Monteringssystem

Arkivlådan finns i två monteringslägen: manuell eller automatisk. För att ta upp så lite plats som möjligt vid transport levereras lådorna platta. En monteringsprocedur gör att de får sin form. För den manuella lådan måste instruktioner följas för att vika flikar i en viss ordning, respektera viklinjerna och sedan sätta in flikar.

För den automatiska lådan räcker det med ett enkelt grepp följt av tryck på sidorna för att ge lådan form. Denna enkelhet gör det andra alternativet mycket snabbare, särskilt för någon som inte är van vid att utföra denna typ av montering.

Lagringstid

Kvaliteten och hållbarheten hos arkivlådor varierar beroende på arkiveringstiden, som kan sträcka sig från sex månader till trettio år.

Förvaringsplats

Som vi sett tidigare påverkar lagringsmiljön valet av material. Därför föredras plast i utrymmen som tenderar att vara fuktiga.

I andra fall är kartong det mest använda materialet, med vetskapen att tillverkningsmetoden kan ge det mer eller mindre motståndskraftiga egenskaper.

Typ av förvaring

När du väljer arkivlådor och förvaringslådor måste du ta hänsyn till det utrymme där de ska placeras: hyllsystem, skåp, hyllplan, stapling av arkivlådor osv. När lådorna är förvarade måste indexeringsytorna vara läsbara och de lådor som behöver konsulteras oftast vara lättåtkomliga. Om de arkiverade dokumenten behöver konsulteras regelbundet underlättar arkivlådor och förvaringslådor med grepphål hantering och åtkomst.

Budget

För att begränsa kostnaderna bör du inte bara ta hänsyn till inköpspriset utan även hållbarheten hos arkivlådorna. Dessutom erbjuds vissa lådor och förvaringslådor i set till ett förmånligt pris.

CSR

Företagens sociala ansvar omfattar numera även inköpspolicy. Tillverkare är medvetna om denna förväntan, vilket leder till att de erbjuder allt fler miljövänliga arkivlådor och förvaringslådor i kartong.

En miljövänlig arkivlåda kan vara tillverkad av återvinningsbar kartong från återvinningsströmmar. Kartongen kan också vara FSC- eller PEFC-certifierad om den kommer från trä från ansvarsfullt skötta skogar. Även förpackningens egenskaper bör beaktas.

Slutligen är produktens ursprung viktigt ur hållbarhetssynpunkt eftersom det påverkar koldioxidavtrycket från transporten.

Hur arkiverar man effektivt?

Sherazade Toukali, produktchef på Manutan Group, konstaterar:
”De tre huvudsakliga målen med arkivering är följande:
• Att organisera dataarkivering per avdelning inom företaget;
• Att följa reglerande standarder, särskilt GDPR, som begränsar lagringstiden;
• Att organisera arkiven väl för enkel åtkomst till efterfrågad information.”

För att optimera arkiveringen av företagets professionella dokument, oavsett om de är i pappersform eller digitala, behöver du känna till de juridiska lagringstiderna. Fakturor, kontrakt, bokförings- och skattedokument har en minsta lagringstid som beror på landets lagstiftning.

Dessutom regleras personuppgifter som samlas in av företag av GDPR (General Data Protection Regulation). Denna europeiska förordning definierar bland annat en maximal lagringstid för data samt en rätt att ändra eller radera data på begäran av berörda personer.

För att arkivera pappersdokument korrekt måste du välja en lämplig förvaringsplats. Torra, ventilerade utrymmen som är skyddade från ljus är att föredra.

Manutans nyckelprodukter inom arkivlådor och förvaringslådor

Lådmodell med utdragbar låda erbjuder snabb åtkomst till dokumenten. Lådan öppnas enkelt tack vare ett grepphål. Denna modell eliminerar behovet av skåp eller hyllor eftersom lådorna är utformade för att staplas. De kan placeras upp till 5 nivåer i full säkerhet. Lådan är tillverkad i Frankrike av återvunnen och återvinningsbar kartong.

Vit arkivlåda är en klassisk modell med 20 cm ryggbredd. Denna bästsäljare är både enkel och funktionell med sina olika indexeringsytor. Produkten är tillverkad i Frankrike av återvunnen och återvinningsbar kartong och erbjuds i set om 25.

I samma serie erbjuder arkivlådan med lock dubbelt skydd för dokumenten eftersom den rymmer flera arkivlådor. Den har grepphål för att underlätta hantering vid förflyttning. Den har också flera indexeringsytor och är tillverkad i Frankrike av återvunnen och återvinningsbar kartong.

Heavy-Duty arkivlåda är särskilt tålig tack vare sin förstärkta struktur. Produkten tål regelbunden hantering och är hållbar över tid. Den är tillverkad i Frankrike av FSC-certifierad wellpapp. Två grepphål på kanten underlättar hantering.

Arkivlåda med tillhörande arkivlådor erbjuds som ett komplett set, inklusive en arkivlåda med lock och sex lådor med 8 cm ryggbredd. Setet erbjuds i kraftfärg, tillverkat i Frankrike av återvunnen och återvinningsbar kartong.

Automatisk arkivlåda kan monteras på ett ögonblick. Den automatiska monteringen gör att lådan snabbt får sin form efter leverans i platt format. Den har flera indexeringsytor och ett praktiskt grepphål för att ta ut lådan från en hylla. Modellen är tillverkad i Frankrike, FSC-certifierad och tillverkad av återvunnen och återvinningsbar kartong.