De flesta anställda ser fram emot att ha semester en gång om året. Men för att få ut så mycket som möjligt av ledigheten är det viktigt att organisera sitt arbete och sin arbetsplats i förväg. Då kan man slappna av utan att behöva oroa dig för arbetsuppgifter som man inte har avslutat. Hur gör du då för att organisera dig på jobbet? Genom att stödja dina team i detta arbete hjälper du dem att gå på semester med ett gott humör och förbättrar deras produktivitet när de återvänder. I den här artikeln får du fem tips om hur du kan organisera dig på jobbet innan du tar semester.
Se våra sommarprodukter
Tips 1: Prioritera
En bra idé för att organisera dig på jobbet innan du tar semester är att börja med att prioritera dina arbetsuppgifter. Men hur vet du hur du ska lägga upp det?
Det första är att sätta ihop en lista över saker som ska göras. Listan ska innehålla allt som behöver göras under den anställdes ledighet. Sedan måste du avgöra hur brådskande var och en av dessa punkter är, beroende på kort- och långsiktiga mål.
"De arbetsuppgifter som bidrar till att målen uppnås bör räknas som viktigare än andra. Sådant som måste göras med en gång eller så snart som möjligt är också viktigare än annat. Arbetsuppgifter som inte är brådskande kan skjutas upp tills den anställde kommer tillbaka till arbetet.
"När du har fastställt hur viktig och brådskande varje uppgift är kan du prioritera dem.Givetvis måste du ta itu med de viktigaste och mest brådskande arbetsuppgifterna först. Genom att prioritera på detta sätt kan du hjälpa dina kollegor att fokusera på vad som är viktigt innan de går på semester. Det minskar också stressen som förknippas med arbetet.
Tips 2: Planera dina deadlines och förbered inför när du kommer tillbaka
I samband med semester oroar sig vissa över att pausa arbetet som de håller på med. Företaget stannar inte upp bara för att någon är borta. Vissa arbetsuppgifter måste slutföras i tid för att ett projekt ska kunna avslutas. Därför är det viktigt att planera inför deadlines för att slippa stressen.
Om det är möjligt är det bra att hantera viktiga arbetsuppgifter innan du går på semester. Annars måste de skjutas upp tills efter semestern. Det kan vara smart att använda planeringsverktyg som gemensamma elektroniska dagböcker eller projektledningsprogram för att undvika att glömma något. Sedan bör alla pappersakter läggas undan ordentligt och skrivbordet städas innan du går på semester, så att den person som ska täcka upp för dig lätt kan hitta det hen letar efter.
Precis innan de går på ledighet kan de anställda uppdatera sin e-postsignatur för att visa när de är borta från kontoret, så att alla (partners, kunder osv.) vet vad det är som gäller.
Det kan verka segt att hantera alla dessa tidsfrister. Men det innebär faktiskt att de anställda kan återvända till arbetet med en tydlig bild av varje arbetsuppgift som måste åtgärdas och arbeta så effektivt som möjligt från den dag de kommer tillbaka. De kommer ha en lugnare sinnesstämning och hantera sin tid och arbetsbörda lite bättre, vilket i sin tur har en positiv inverkan på jobbnöjdheten och känslan av att ha presterat något.
Tips 3: Kommunicera med dina kollegor
Kommunikation är nyckeln till att organisera ditt arbete effektivt innan du går på semester. Genom att prata med kollegorna kan allt tas om hand och de får information om allt som är viktigt för pågående ärenden och det aktuella arbetet. Kommunikation hjälper till att förebygga missförstånd och förutse möjliga problem.
Och de anställda kan andas ut, för de vet att allt kommer att gå bra när de är borta. Förutom att veta när någon kommer att ta ledigt måste personen som ersätter honom eller henne också ha all nödvändig information för att kunna fortsätta sitt arbete. Den här interaktionen mellan kollegor stärker sammanhållningen och samarbetet inom teamet.
Det kan vara en bra idé att skaffa en väggplaneringskalender där alla anställda kan se när kollegorna kommer vara borta. Denna typ av kalender är en mycket användbar visuell vägledning. På samma sätt kan man använda en whiteboardtavla där alla kan sätta upp färgade post-it-lappar som kan flyttas runt, för att på ett smidigt och effektivt sätt informera om hur arbetet ska prioriteras.
Slutligen kan man genom att använda sig av tekniker för att organisera arbetsutrymmen, t.ex. en flexibel kontorslayout eller coworking, uppmuntra grupper att arbeta tillsammans, vilket kan bli mycket användbart senare när man delar upp arbetet innan man går på semester.
Tips 4: Säkerställ en smidig överlämning
Ibland måste någon annan ta hand om vissa ärenden när en anställd är borta. Det är viktigt med en smidig överlämning för att alla i teamet ska vara nöjda.
Då kan ett överlämningsmöte anordnas med den som ska vikariera för att gå igenom följande:
- pågående projekt
- pågående arbeten
- uppgifter som måste göras under den anställdes ledighet.
Gruppmötet kan följas upp med detaljerade skriftliga instruktioner för varje punkt. De anställda måste komma ihåg att dela viktiga kontakter med sina kollegor. Det gör det enkelt att hitta informationen de behöver.
Sedan ska du inte glömma att ha ett uppföljningsmöte när den anställde återgår jobbet. Då kan ni gå igenom vad som gjorts under semesterfrånvaron. Då kan ni också samla in feedback om vad som har uppnåtts. Detta gör det möjligt att göra en smidig överlämning samtidigt som det säkerställer att arbetet har utförts på rätt sätt.
Tips 5: Uppdatera arbetsdokument
Att organisera sig på jobbet innebär också att ständigt uppdatera alla viktiga dokument, till exempel:
- aktivitetsrapporter
- mötesprotokoll
- kalkylblad
- databaser
Kanske någon kan erbjuda sig att hålla dessa dokument uppdaterade medan kollegan är borta. Kollegan kan sedan återgå till arbetet i lugn och ro, eftersom hen vet att hen bara behöver kolla igenom rapporterna för att ta reda på vad hen har missat under ledigheten. Genom att hålla saker och ting uppdaterade kan du också se till att arbetet inte avstannar.
"Personen som uppdaterar dokumenten kan utbildas i de specifika projekt som den semestrande kollegan arbetar med. Hen måste kunna svara på kollegornas frågor om det behövs. Om någon använder samarbetsverktyg online är det viktigt att tänka på att dela åtkomsten till sina filer med den person som ska vikariera.
Varför ska du organisera ditt arbete innan du går på semester? Som du ser är det viktigt att organisera varje arbetsuppgift ordentligt innan du tar ledigt. Det innebär att de anställda kan släppa taget och ladda upp sina batterier helt och hållet under semestern. Något som säkerligen kommer att påverka deras produktivitet och psykiska hälsa. Det är därför viktigt att förberedelserna planeras ordentligt, så att folk kan gå på semester med sol i sinnet - särskilt eftersom detta kommer att främja en positiv och trevlig upplevelse för alla inom företaget.
Vill du hjälpa dina anställda att förbereda sig inför semestern? De fem tipsen i den här artikeln hjälper dig att organisera dig effektivt.
